Em todo ambiente de transformação, encontramos as pessoas que resistem à ela. As justificativas são válidas, sobre as dificuldades em se sair da zona de conforto, o risco de dar problemas, o medo de que algo novo acabe com o processo que atualmente funciona, a insegurança de ter que usar algo que não lhe atende, etc.

São justificativas válidas. São riscos reais. Não podemos minimizá-los apenas impondo a mudança e forçando todo mundo a acreditar e pronto.

Change means movement. Movement means friction. Saul Alinsky

Toda mudança gera riscos. A melhor forma de lidar com os riscos é conhecê-los e planejar formas de mitigá-los. As pessoas não precisam necessariamente pensar que nada vai dar errado e que a mudança será suave para todos. O que elas precisam é se sentir seguras de que – se algo der errado – será possível reverter ou corrigir com agilidade.

E como podemos ter essa noção dos riscos para traçar planos?

Existem muitas formas de fazer isso, você não precisa se ater a uma delas. O que importa mesmo é seguir alguns critérios nesse levantamento. Como sugestão:

Junte as pessoas certas

Selecione as pessoas que conhecem bastante do ambiente que sofrerá a mudança, tanto de negócio, de tecnologia e principalmente usuários desse ambiente. É preciso que essa discussão envolva todas as pessoas impactadas pela mudança, direta e indiretamente. Apenas uma representante de cada grupo no mínimo.

Desenhem juntos o cenário atual

Qual o sistema ou produto principal, que sofrerá a mudança? Quais são as conexões que esse ambiente faz? De onde chegam as informações, quais integrações são feitas? Quais são os sistemas impactados em primeiro nível (conexões diretas), segundo e terceiro?

Estabeleçam os critérios de decisão

O que será priorizado durante a mudança? Ao implementar uma nova funcionalidade, o que o time abre mão em prol da mudança? Quais os critérios de decisão? Pode ser segurança, flexibilidade, usabilidade, redundância, performance, o que vocês decidirem juntos.

Listem os riscos a serem mitigados

Que riscos existem? À essa altura vocês já terão mais claramente uma lista de coisas que podem dar errado. Juntem as percepções de todos e agrupem as afinidades, discutam as contradições e definam o grau de risco de cada item, entre baixo, médio e alto.

Tracem o plano de mitigação

Para cada risco levantado, discutam como ele pode ser mitigado. Desde ações que podem evitar o problema de ocorrer, até planos alternativos para preparar os sistemas e pessoas impactadas, com prazo para resolução e redundância.

grafico de metodologia de melhoria contínua (kaizen)
Kaizen: melhoria contínua reduz impacto de grandes mudanças

Uma abordagem segura para grandes mudanças é implementar aos poucos (figura acima). Migra-se uma parte, os usuários ficam com a redundância (ambos os sistemas sendo usados simultaneamente) por pouco tempo, depois desliga-se o antigo, deixa o novo ser utilizado por um tempo e, não havendo grandes problemas (podem ocorrer ajustes, isso é normal), repete-se o processo com outra parte do sistema.

Para cada ciclo de implementação é esperada uma perda, seja de performance, de usabilidade, de agilidade do processo. É normal, esteja preparado e aja de acordo.

Toda mudança gera movimento, e todo movimento gera atrito. Implementação kaizen, em melhoria contínua, reduz a quantidade de atrito e ruído gerados para um tamanho gerenciável e prazo curto.

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